openSUSE:Conference 如何检查清单

访问会议主办方招募模板，以帮助您提交举办 openSUSE Conference 的申请。

国家/地区

该国是否有 openSUSE 爱好者？
非欧洲人士获得签证是否容易？

城市

该城市是否有 openSUSE 人员？
该城市是否有可以帮助组织活动的 LUG 组织？
该城市是否有计算机社团强大的大学？
它是否有良好的机场连接？
是否有良好的巴士基础设施？
是否有良好的铁路基础设施？

日期

会议是否在周末举行？
会议是否在工作日举行？
会议是否与任何公共或宗教节日重叠？
场地在某些日期是否收费更高？
会议持续时间是多久（2-3 天）？
您能否满足里程碑？

场地

场地是否拥有各种大小的房间和区域，用于大型主题演讲、社交和小型分组讨论，以容纳预期的参会者？
场地是否有麦克风？
场地是否有视频投影仪和屏幕？
讲座大厅附近是否有黑客空间？
是否有咖啡区空间？
是否有设置展位的空间？
是否有注册区？
场地附近是否有商店、餐馆和酒吧？
场地是否需要为人工（保安、清洁工）付费？这如何影响规划和预算？
是否允许携带食物和水进入？
是否有轮椅通道或电梯可到达每个房间？

Network

场地是否有有线网络？
场地是否有良好的无线网络？
场地让我们有多少设备可以使用？（目标至少是预期参会人数的两倍）

活动

主办城市是否有易于从会议地点到达的多个聚会场所？
城市是否有旅游机会？
是否可以在会议上提供食物和饮料？我们是否必须通过会议中心订购？
您需要一位志愿者与赞助商、会计、获取报价和规划活动合作。

赞助

是否有当地企业对赞助活动感兴趣？
赞助等级有哪些，每个等级需要赞助多少金额？
请注意，我们的传统赞助商应通过董事会联系。

住宿

是否有各种不同的住宿选择？
是否有靠近会场住宿选择？
您能组织廉价住宿吗？
您能为会议参会者组织住宿折扣吗？
最便宜的选择是什么？最贵的？
参会者如何从住宿地点到达会场？需要多长时间？费用是多少？

旅行

您能组织不同的旅行方式到达主办城市吗？
您能组织旅行票价折扣吗？
到达会议场地是否容易？
从会议场地到达城市是否容易？
从机场和火车站到会议场地的距离是多少？需要多长时间？费用是多少？
从欧洲和美国的主要城市到主办城市在提议的时间段内的平均机票费用是多少？

网站

您是否呼吁对网站进行批评/建议/补丁，使其看起来专业？
是否有能力在会议之前、期间和之后维护网页的人员？
您是否使用标准基础设施？
[可选] 网站是否允许轻松翻译，而不会使一个版本过时/不同步

主题演讲者

在会议前联系他们以获取

航班详情
确保他们已预订酒店房间
获取联系电话
确保他们也有一个
提供他们从机场到达酒店的说明
确保在介绍主题演讲者之前介绍他们 - 打印他们的简历，并要求他们在您之前对其进行审查
确保他们了解社交活动，并已收到邀请（他们很可能不了解社区）
考虑为主题演讲者举办问答环节，以确保在演讲结束时感谢他们

会议结束后，联系他们以感谢他们的出席，询问他们是否喜欢会议，并确保旅行和住宿费用得到及时报销

VIP

获取参会者名单和联系方式

分别致电和发送电子邮件给他们以获取

航班详情
确保他们已预订酒店房间
获取联系电话
确保他们也有一个 ** 提供他们从机场到达酒店的说明

确保他们了解社交活动和其他主题演讲和会议，并已收到邀请（他们很可能不了解社区）

媒体

与 openSUSE 营销团队合作
联系媒体参加会议
在会议前发布一个或多个新闻稿
提供一个带有网络访问、桌子、访谈桌和良好照明的媒体室。

日程变更

会议期间不可避免地会产生公告 - 日程变更、社交活动的会议地点、会议期间提供的物品、最后一刻的 BOF 等。

宣布这些的最佳时间是在全体会议之前，在介绍主题演讲者时。确保介绍主题演讲者的人员了解需要宣布的任何内容。

日程

您计划举办海报环节吗？
您计划举办闪电演讲或 BOF 会议吗？
您计划有多少演讲者？
您打算坚持什么时间？
- 30 分钟的会议或 1 小时的会议。尽量多地进行 5-10 分钟的闪电演讲，这样您将有许多演讲者。
您是否有小组会议？
将日程安排在线，并在演讲当天将其张贴在门上。否则没有人知道他们会错过很棒的东西
谁将组织收集摘要、论文和照片？
您是否将有一个论文委员会来决定接受哪些论文？尽早明确这一点。
您将邀请谁在会议期间进行主题演讲？
您将邀请谁来自商业部门？
您是否将为会议设置主题，并将日程安排分为不同的分会？
- 是的 - 仅为了使日程安排更加丰富多彩。如果可能，限制为 3 或 4 个分会。

印刷材料

您是否愿意印刷和分发材料来宣传活动？
印刷材料的预算是多少？
您计划将什么放入注册袋中？
您计划使用任何传单来宣传会议吗？
为 openSUSE 活动徽标贡献设计。将所有各种徽标文件（openSUSE、会议、赞助商、组织者）列在一个网页上。

注册

场地可以容纳多少人？
您打算收集捐款吗？
必须愿意使用开源活动管理器。events.opensuse.org
在会议之前是否有任何不可预见的行政成本？

预算

您需要提供一个预估预算。
您可能需要一个用于会议付款的银行账户。考虑一个可以管理财务的组织（LUG 或黑客空间）。
在同意主办 openSUSE 会议之前，请仔细检查您所在国家的商业和税法。
您是否有容易获得的资金来组织会议前的许多本地服务？
您是否将货币兑换纳入您的预算？

志愿者

是否有当地人可以帮助进行会议注册、会议时间安排……？
是否有国际人员可以帮助在 openSUSE 方面保持一切顺利？
您是否在每个房间都有人员，以确保演讲准时开始和结束。

紧急情况

在会议期间是否有配备手机的人员可用于紧急联系？
您是否有警察、救护车、消防队的最新号码？参会者知道吗？

直播/录制

是否有可用的数字摄像机进行录制？
是否有可用于录制的麦克风？（如果可能，避免使用摄像头麦克风）
是否有能够直播演讲的网络连接？
- 直播是否在会议前设置和测试过？
谁将进行录制？
谁将进行编辑和发布？（考虑为此预算）
指定人员观看直播，以便在出现问题时通知视频团队。

想法

列出会议的想法。示例
- 为那些可能不想出现在照片中的人提供不同颜色的挂绳。
- 为那些可能不想在会议上被交谈的人提供不同颜色的贴纸。